Lorsqu’un travailleur effectue un déplacement professionnel en Belgique dans le cadre de ses fonctions, l’employeur est tenu de prendre les frais occasionnés à sa charge.

A condition notamment que le montant de l’indemnisation ne dépasse pas celui octroyé dans pareil cas par les autorités publiques fédérales à leurs fonctionnaires (« norme sérieuse »), les remboursements de frais octroyés par l’employeur du secteur privé ne seront pas imposables dans le chef du travailleur et seront déductibles dans le chef de l’employeur.  

A défaut, l’indemnisation pourrait être considéré comme une rémunération imposable, à moins que l’employeur ne puisse prouver que cela concerne un remboursement réel de frais qui lui sont propres et que l’indemnité serve réellement au paiement de ces frais.

Les montants maximums d’intervention ayant encore été récemment adaptés, profitons de l’occasion pour passer en revue leurs conditions d’application ainsi que les aspects sociaux, qui diffèrent des normes fiscales en la matière.

 
Indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas

Une indemnité de repas d’un montant de 20,80 EUR par jour (montant indexé au 01.06.2024 – 20,39 EUR précédemment) peut être octroyée, sans être imposable, pour des missions de service effectuées en Belgique aux conditions suivantes :
 

• le déplacement doit être d’une durée minimale de 6 heures. La durée du voyage de service est calculée à partir du départ du lieu de travail jusqu’au retour au lieu de travail à moins que le départ ait lieu directement du domicile ou que le retour ait lieu directement au domicile ;
• le déplacement ne doit pas donner lieu à la prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers (ex. repas gratuit chez un client, fournisseur, dans un restaurant d’entreprise, lors d’un séminaire ou une réunion où le repas est offert, etc) ;
• le déplacement ne doit donner lieu à l’octroi d’aucun autre avantage couvrant les frais de repas.  Ainsi si des titres-repas sont octroyés, la contribution patronale dans ceux-ci doit venir en déduction de l’indemnité journalière.

 
 
Indemnité forfaitaire mensuelle pour frais de repas

Pour les membres du personnel qui exercent une fonction itinérante, il existe la possibilité d’attribuer une indemnité forfaitaire mensuelle de frais, pour un maximum de 16 fois le montant du remboursement journalier (16 x 20,80 EUR = 332,80 EUR maximum – montant indexé au 01.06.2024 – 326,24 EUR maximum précédemment), sans tenir compte du nombre exact de missions de service sur le mois.  Un prorata est de mise pour les travailleurs à temps partiel.

Il n’y a dans ce cas pas de condition de durée minimum de 6 heures pour le déplacement. Par contre, la condition prévoyant que les frais de repas ne peuvent pas être pris en charge par l’employeur ou un tiers reste d’application.

 
Indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de logement

Lorsqu’un membre du personnel, suite à l’exercice de ses fonctions, est contraint de rester loger en Belgique hors de son domicile, une indemnité de logement de 156,05 EUR par nuit (montant indexé au 01.06.2024 – 152,99 EUR précédemment) peut lui être octroyée.
Les conditions à respecter à ce niveau sont les suivantes :

• ni l’employeur ni un tiers ne peuvent prendre le coût du logement à leur charge ;
• aucun autre avantage de toute nature ne peut être octroyé pour couvrir ce logement, comme la mise à disposition d’un logement gratuit.

 
Quid au niveau de l’ONSS ?

Les conditions d’exonération au regard de l’ONSS diffèrent de celles passées en revue ci-dessus au niveau fiscal.

Ainsi, lorsqu’un travailleur est amené à effectuer un déplacement d’au moins 4 heures au cours de sa journée de travail, l’ONSS accepte qu’une indemnité journalière de maximum 10 EUR soit octroyée à ce travailleur non sédentaire, à condition cependant que le travailleur concerné ne soit pas en mesure d’utiliser les sanitaires et/ou autres infrastructures existantes dans une entreprise, une succursale ou sur un chantier.

Ce même travailleur sédentaire, contraint de se déplacer au moins 4 heures d’affilée, pourra par ailleurs se voir octroyer une indemnité journalière de 7 EUR maximum, s’il n’a du moins pas d’autre choix que de prendre son repas à l’extérieur. S’il reçoit également un titre-repas, la valeur de ce dernier viendra en déduction de l’indemnité de repas dont question ci-dessus.

Signalons enfin que l’ONSS accepte une indemnisation maximale de 35 EUR par nuit lorsque le travailleur n’est pas en mesure de rentrer chez lui car son lieu de travail est trop éloigné. Cette indemnité couvre les frais du repas du soir, du logement et du petit-déjeuner.


L'équipe du SST Secrétariat Social

Source : Circulaire 2024/C/38 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique

Pour rappel, depuis le 1^er juin 2024, les montants forfaitaires (minimums) de l’intervention de l’employeur dans le prix des abonnements domicile-travail, qui n’avaient plus été adaptés depuis de nombreuses années, ont été portés à 71,8 % du prix de l’abonnement utilisé (contre 56 % précédemment).
 
Les nouveaux tarifs n’ont pas d’incidence pour les travailleurs bénéficiant déjà d’une intervention plus favorable (ex. : via le système du tiers payant, grâce auquel le coût de l’abonnement est entièrement assumé par l’employeur - à 80 % - et par l’État fédéral, pour les 20 % restants).
 
Comme annoncé dans notre précédente news, il a été décidé de jumeler cette nouveauté à un crédit d’impôt (temporaire) en faveur des employeurs qui choisiraient d’augmenter leur intervention à au moins 79,3 % du prix de la carte-train.  Nous parcourons ci-dessous les contours de cette mesure fiscale.
 
 
Pour quels employeurs ?

Le crédit d'impôt pour l'augmentation de l'intervention de l'employeur dans un abonnement de train est instauré pour les employeurs suivants :

• les employeurs soumis à la loi du 5 décembre 1968 concernant les conventions collectives de travail et les commissions paritaires ;
• les entreprises publiques autonomes suivantes : la société anonyme de droit public Proximus et société anonyme de droit public bpost ;
• la Société anonyme de droit public HR Rail, à l'exception du personnel qu'elle met à la disposition de la société anonyme de droit public SNCB et de la société anonyme de droit public Infrabel dans le cadre de leurs activités de service public.

 
 
Conditions

Le crédit d'impôt n'est accordé que lorsque l'intervention majorée de l'employeur est d'au moins 79,3 %.
 
Le crédit d'impôt :

1° est octroyé pour autant que l'intervention de l'employeur ne soit pas compensée par des tiers ;

2° n'est pas octroyé pour l'intervention de l'employeur dans un abonnement de train pour lequel le système de tiers payant tel que visé à l'article 40 du contrat de service public conclu entre l'Etat et la SNCB s'applique ;

3° n'est pas octroyé pour l'intervention de l'employeur payée ou attribuée à un travailleur qui perçoit du même employeur un budget mobilité en application de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité ;

4° n'est pas octroyé pour l'intervention de l'employeur qui est à charge d'un établissement étranger du contribuable ;

5° pour ce qui concerne les contribuables assujettis à l'impôt des non-résidents, des règles particulières sont prévues ;

6° n'est octroyé que si l'intervention de l'employeur est stipulée dans une convention collective de travail, d'un règlement de travail ou d'un contrat de travail individuel et pour autant qu'elle s'applique sans limitation dans le temps.


 
Montant

Le montant du crédit d'impôt pour l'augmentation de l'intervention de l'employeur dans un abonnement de train est égal au produit :


- du montant de l'intervention de l'employeur payée ou attribuée au cours de la période imposable concernée divisé par l'intervention majorée de l'employeur
 
ET

- du pourcentage de majoration (limité à 7,5 %).
 
 
L'intervention majorée dont question ci-dessus est égale à la différence entre l'intervention de référence de l'employeur, c.-à-d. le pourcentage d'intervention de l'employeur au 31 décembre 2023 dans un abonnement de train en deuxième classe (au minimum de 59,57 %) et l'intervention majorée de l'employeur.
 
 
Le crédit d'impôt est octroyé pour chaque période imposable liée aux exercices d'imposition 2024, 2025, 2026, 2027 ou 2028 pour les interventions de l'employeurs payées ou accordées au cours de la période allant du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2027.

L'intervention de l'employeur dans un abonnement de train n'est pas déductible en tant que frais professionnels à concurrence du montant du crédit d'impôt qui est octroyé pour cette intervention.
 

Le crédit d'impôt est imputé intégralement sur l'impôt des personnes physiques, l'impôt des sociétés, l'impôt des personnes morales ou l'impôt des non-résidents. Il est également imputé sur les taxes additionnelles à l'impôt des personnes physiques.
 
 
Pour de plus amples détails quant à la mise en œuvre de ce crédit d’impôt, nous vous invitons à prendre contact avec votre (expert-) comptable.
 


L'équipe du SST Secrétariat Social


Sources :
Convention collective de travail (CCT) n° 19/11 du 8 avril 2024, conclue au sein du Conseil National du Travail (CNT) et modifiant la convention collective de travail n° 19/9 du 23 avril 2019 concernant l’intervention financière de l’employeur dans le prix des transports en commun publics des travailleurs.
Articles 56 à 61 de la loi du 12 mai 2024 portant des dispositions fiscales diverses (M.B. 29 mai 2024.