Politique de protection des données à caractère personnel

SST Secrétariat Social asbl (SST),dont le siège social est situé à 7500 Tournai, Quai Andreï Sakharov, 8, inscrit à la BCE sous le numéro 0410.787.476 (ci-après, « le SST Secrétariat Social » ou « nous ») attache une grande importance au respect de votre vie privée et de vos données à caractère personnel (ci-après, « données »). À ce titre, nous veillons à respecter la réglementation en la matière et, plus particulièrement, le Règlement Général européen sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679, ci-après, « RGPD »).

La présente Politique a ainsi pour objet de vous informer sur la manière dont nous traitons vos données et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation. Pour toute demande d’information complémentaire, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :

en envoyant un courriel à info@privanot.be ; ou
en adressant un courrier à Privanot asbl, rue de la Montagne, 30, 1000 Bruxelles.

La politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’évoluer. La version la plus à jour figure sur le site Internet et est applicable dès sa publication.

La présente politique distingue les traitements de données que nous réalisons dans le cadre (1) des missions de secrétariat social qui nous sont confiées par votre employeur (en tant que « sous-traitant » au sens du RGPD) et, (2) des formulaires de contact et d’inscription à la newsletter disponibles sur notre site Internet (en tant que « responsable du traitement » au sens du RGPD).

Dans le cadre des missions de secrétariat social confiées par votre employeur au SST Secrétariat Social

Catégories de données traitées

Dans le cadre des tâches qui nous sont confiées par votre employeur, nous sommes amenés à traiter les catégories de données suivantes vous concernant :

d’identification telles que votre nom, votre prénom, votre numéro de registre national et votre date et lieu de naissance ;
Données de contact telles que votre adresse postale, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
Données financières telles que votre numéro de compte bancaire et vos revenus professionnels dont les données contenues dans vos fiches de paie ;
Données relatives à votre situation familiale telles que votre état civil et votre composition familiale;
Données relatives au contrat de travail telles que l’identité de votre employeur, votre titre et la description de votre fonction, votre grade, votre catégorie, votre niveau barémique, votre date d’engagement et d’entrée en service, votre lieu de travail, vos modalités de travail et votre salaire ;
Données relatives aux modalités de fin de contrat, notamment en cas de licenciement tels que le préavis et l’indemnité octroyée ;
(Le cas échéant) Données relatives aux crédit-temps et données relatives aux absences telles que vos incapacités de travail ou données relatives à un risque social (accouchement, congé parental, chômage temporaire ou mi-temps médical) ;
Données contenues dans d’autres documents sociaux, tels que le formulaire C4, le contrat de travail, les attestations de vacances, etc.

Finalités du traitement

Nous traitons uniquement vos données dans le cadre des missions pour lesquelles nous avons été mandatés par votre employeur en matière d’administration du personnel et des salaires, à savoir :

Calcul et administration des salaires – en ce compris, pour certains clients, le paiement des salaires – et l’établissement documents y afférents
- Gestion des ressources humaines ;
- Calcul et éventuellement paiement des salaires en fonction des prestations ;
- Établissement du bilan social ;
- Assurer l’accès simple et sécurisé aux informations salariales de la personne concernée ;
- Récupérer des montants indument payés aux travailleurs ou à un organisme officiel ;
Communication à votre attention des fiches de paie et autres documents sociaux (comptes individuels, fiches fiscales 281)
- Assurer un accès simple et sécurisé au personnel aux informations salariales ;
Déclaration aux autorités et autres tierces parties (telles que l’ONEM, l’INAMI (les mutuelles), l’ONSS, les différentes inspections sociales, le SPF Finances, les banques,…)
- Gestion des ressources humaines et des salaires ;
- Informer les autorités du statut social et fiscal des travailleurs (par exemple, déclaration d’un risque social,…) ;
Perception et versement des cotisations ONSS et du précompte professionnel
- Calcul et versement des cotisations sociales et du précompte professionnel auprès de l’ONSS et du SPF Finances ;
Avis juridique en matière de droit social et de droit du travail concernant l’administration sociale du client en sa qualité d’employeur
- Fournir au client une assistance juridique afin de nous permettre de respecter nos obligations légales en matière de gestion du personnel ;
- Rédaction d’avis juridiques.

Base juridique du traitement

Les traitements de vos données que nous réalisons sont justifiés dans le cadre de l’exécution du contrat de travail qui vous lie à votre employeur ou par des obligations légales qui incombent à votre employeur telles que la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs et la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail ou qui nous incombe en tant que secrétariat social en vertu de l’arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des>travailleurs

Votre employeur est soumis à des obligations légales de conservation de vos données contenues notamment dans des documents sociaux.

Catégories de destinataires des données traitées

Dans le cadre des missions qui nous sont confiées, nous sommes tenus de transmettre certaines données à des organisations officielles telles que les institutions sociales et fiscales (telles que l’INAMI (mutuelles), l’ONEM, l’ONSS, le SPF Finances, les différentes inspections sociales, les cellules congé-éduction régionales, …) ainsi que les banques.

En aucun cas vos données ne seront transmises à des tiers à des fins commerciales.

En tant que personne concernée par les traitements de vos données précités, vous disposez de la faculté d’exercer les droits qui vous sont reconnus par le RGPD.

Ainsi, vous disposez d’un droit à l’information, ce qui implique que vous devez être informé de manière claire et concise sur les traitements de vos données afin de garantir un traitement équitable et transparent. De plus, vous disposez d’un droit d’accès, vous permettant de connaître les données à caractère personnel qui sont traitées à votre sujet et de vérifier leur licéité. Si ces données s’avèrent inexactes ou incomplètes, vous pouvez exercer votre droit de rectification pour demander leur correction.

Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit à l’effacement de vos données, ce qui vous permet de demander la suppression de vos données personnelles lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées. Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous avez aussi un droit d’opposition à l’utilisation de celles-ci, vous permettant de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière. Enfin, vous disposez d’un droit à la portabilité de vos données, vous permettant de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à un responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans entrave.

Vous pouvez exercer vos droits auprès de votre employeur ou par le biais du délégué à la protection qu’il a, le cas échéant, désigné. Si des demandes nous parviennent, nous veillerons à les transmettre dans les plus brefs délais à votre employeur afin que celui-ci puisse vous répondre endéans les délais prescrits par la RGPD.

Si vous estimez que vos données n’ont pas été traitées conformément aux règlementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Dans le cadre des formulaires de contact et d’inscription à la newsletter

Nous traitons également vos données à caractère personnel reprises dans les différents formulaires dans le respect du RGPD. Celles-ci sont uniquement traitées, sur base de votre consentement (art. 6.1.a) RGPD), en vue de traiter votre demande d’inscription à la newsletter ou votre demande d’information ou de contact. Vos données ne seront pas transmises à des tiers. Nous conserverons vos données tant que vous ne manifestez pas votre volonté de vous désinscrire de la newsletter ou durant le temps de traitement de votre demande d’information.

Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez également retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données. Si vous souhaitez davantage d’informations concernant la protection de vos données à caractère personnel et l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné par le SST Secrétariat Social à l’adresse suivante : Privanot asbl, rue de la Montagne, 30, à 1000 Bruxelles, Tél : 02/500.14.15, Email : info@privanot.be. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l’Autorité de protection des données, rue de la Presse, 35, à 1000 Bruxelles, Tél : 02/274.48.00, Email : contact@apd-gba.be.

Dans le cadre de l'utilisation de nos e-services (site https://e-services.ssdt.be)

Quelles Données collectons-nous ?

Dans le cadre de la gestion de la plateforme eServices et de l’administration des services qui y sont proposés, le SST est amené à traiter vos Données, à savoir :

les données relatives à votre identité et vos coordonnées : nom, prénom, adresse email ;
votre numéro de Registre national afin de faire le lien avec votre dossier (pour les travailleurs ou si celui-ci nous est communiqué) ;
vos données salariales ;
vos données de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) ;

Ces Données peuvent être collectées lors :

de votre embauche, par l’intermédiaire de votre employeur ;
de votre inscription sur la plateforme e-services ;
de vos connexions à ladite plateforme.

Pour quelles finalités traitons-nous vos Données et durant combien de temps conserverons nous vos Données ?

En collectant vos Données et en les conservant, nous sommes amenés à réaliser des « traitements de données à caractère personnel » au sens du RGPD.

Ces traitements ont uniquement lieu dans le cadre des finalités suivantes :

la gestion de la plateforme e-services et de ses accès ;
la fourniture de services offerts par la plateforme e-services.

L’accès à la plateforme est maintenu jusqu’à cinq ans après la dernière connexion du travailleur, afin de permettre aux anciens travailleurs de consulter leurs fiches de paie, conformément aux usages en vigueur dans le secteur.

Sur base de quels fondements juridiques traitons nous vos Données ?

Conformément au RGPD, le traitement de vos Données repose sur :

l’existence d’une relation contractuelle entre le SST et votre employeur qui justifie le traitement de vos Données pour nous permettre de réaliser les services prévus ;
votre consentement dans le cadre de votre inscription à la plateforme ;
notre intérêt légitime au traitement de vos Données en vue de garantir la sécurité de la plateforme eServices dès lors que cet intérêt proportionné respecte vos libertés et droits fondamentaux.

Vos Données sont-elles communiquées à des tiers ?

En aucun cas nous ne transmettrons vos Données à des tiers à moins que des dispositions légales ne nous y contraignent.

Comment vos Données sont-elles protégées ?

Le SST prend toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données en empêchant notamment qu’elles ne soient endommagées, involontairement effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Vos Données et documents disponibles via la plateforme e-services sont conservés sur des serveurs se situant en Belgique.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos Données (destruction, perte, altération ou divulgation), le SST s’engage, le cas échéant, à prévenir votre employeur et/ou à respecter l’obligation de notification des violations de Données notamment auprès de l’Autorité de Protection des données.

Le site e-services.ssdt.be utilise-t-il des cookies ?

Le site internet e-services.ssdt.be utilise des cookies. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Politique en matière de cookies.

Quels sont vos droits par rapport au traitement de vos Données ?

En tant que personne concernée par les traitements de Données effectués par le SST, vous disposez de la faculté d’exercer les droits qui vous sont reconnus par le RGPD.

Ainsi, vous disposez d’un droit à un traitement transparent de vos Données, d’un droit à l’information, d’un droit d’accès et d’un droit de rectification si vos Données s’avèrent inexactes ou incomplètes.

Par ailleurs, vous disposez du droit de retirer à tout moment votre consentement lorsqu’il s’agit de l’unique base de licéité justifiant le traitement de vos Données.

Pour toute question relative à la protection de vos Données ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données. Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. : 02/274.48.00, Email : contact@apd-gba.be.