Si vous envisagez d’engager votre premier salarié, vous devez respecter une série d’obligations légales en tant que nouvel employeur. Votre secrétariat est bien entendu là pour vous aider à gérer efficacement les démarches administratives et garantir votre conformité avec la législation du travail en Belgique.
Les principales étapes à suivre peuvent être synthétisées comme suit :
- S’inscrire auprès de l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS). L’obtention d’un numéro d’identification ONSS est en effet indispensable pour procéder à la déclaration immédiate (entrée, sortie) de vos travailleurs via la DIMONA et à enregistrer leurs données de salaire et de temps de travail via la déclaration multifonctionnelle (DmfA), de telle façon à ce que toutes les institutions de sécurité sociale puissent travailler avec les mêmes informations.
L’ONSS gère les cotisations sociales, à la fois travailleur et employeur ainsi que les éventuelles réductions de cotisations sociales dont vous pourrez bénéficier, à l’instar d’éventuelles primes ou aides à l’embauche, notamment lorsque vous engagez pour la première fois.
- S’affilier auprès d’un secrétariat social, comme le SST Secrétariat Social, pour vous aider à gérer les démarches administratives, les salaires de votre personnel et entre autres, optimiser vos coûts salariaux. Cette affiliation vous permettra également de bénéficier de conseils juridiques et RH personnalisés.
- Faire le choix d’un Service externe de prévention et de protection au travail (SEPPT) afin de garantir la santé, la sécurité et le bien-être au travail de vos travailleurs et désigner un conseiller en prévention interne.
- Souscrire différentes assurances, notamment en matière d’accident du travail, de responsabilité civile, d’assurance auto pour les véhicules de société,
- Etablir un règlement de travail. Ce document obligatoire au sein de chaque entreprise et ce, dès l’engagement du premier travailleur. Il regroupe l’ensemble des règles de fonctionnement de l’entreprise (temps de travail, congés et absences, obligations diverses et responsabilités des membres du personnel, politique de prévention des risques psychosociaux, …). N’oubliez pas, avec l’aide de votre secrétariat social, de le mettre à jour régulièrement, notamment en fonction des nouveautés législatives.
- Rédiger un contrat de travail, siège des droits et obligations de l’employeur et du travailleur. Votre secrétariat social met à votre disposition toute son expertise en matière juridique et salariale (type de contrat, clauses spécifiques, simulations de package salarial, etc..) pour y parvenir.
- S’affilier auprès de la caisse de vacances compétentes pour ouvriers pour sa branche d’activité. A défaut de caisse spécifique, vous serez affilié d’office à l’Office National des vacances annuelles (ONVA).
N’hésitez pas à faire appel à SST Secrétariat Social pour vous guider dans ces démarches.
