Gestion du personnel
Du recrutement au départ d’un collaborateur, en passant par la gestion administrative et le calcul des salaires, le SST Secrétariat Social vous accompagne à chaque étape. Notre mission : simplifier vos démarches et sécuriser vos obligations légales, pour que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
Engager des travailleurs
Recruter un collaborateur est un moment clé pour votre entreprise. Pour que cette étape se passe dans les meilleures conditions, nous intervenons en amont et en aval du recrutement.
En amont :
- Analyse sectorielle pour identifier vos obligations et formalités spécifiques
- Optimisation des charges financières et conseils sur les aides disponibles
Après l’embauche :
- Accompagnement dans les formalités liées à chaque collaborateur : compte individuel, crédit-temps et congés thématiques, formulaires C4 ou travailleurs frontaliers
- Gestion des formalités collectives : déclaration trimestrielle (DmfA), règlement de travail, Service externe de prévention et protection au travail (SEPPT)
Gestion et calcul des salaires
Nous assurons une paie conforme et sécurisée, adaptée aux spécificités de votre secteur et aux dernières législations :
- Établissement des fiches de paie
- Gestion des paiements bancaires
- Prise en charge des documents sociaux (maladie, chômage, intempéries…)
- Fourniture de documents pour votre comptabilité, y compris analytique
- Transmission électronique des documents
Découvrez également notre espace e-services, une solution simple et rapide pour gérer vos rémunérations.
Conseils juridiques et accompagnement social
Les réglementations évoluent sans cesse, ce qui peut entraîner de mauvaises surprises, parfois simplement par ignorance. C’est une des raisons d’être du SST Secrétariat Social : vous tenir informé des nouveautés au quotidien par le biais de notre site web, de la newsletter et des contacts directs.
N'hésitez pas à prendre contact avec nous lorsque vous décidez d'engager du personnel. Nous vous donnerons ainsi les conseils nécessaires pour définir exactement le coût salarial concernant les engagements que vous désirez réaliser. Nous vous informerons aussi de vos obligations en tant qu'employeur.
Lors de l'exécution du contrat, nous vous informons et prenons en charge toutes les formalités que ce soit notamment en matière de règlement de travail, de suspensions et d'avenants au contrat de travail.
En cas de fin de contrat, nous sommes également à votre disposition pour vous guider et vous conseiller. Il s'agit en effet d'un acte qui peut entraîner de graves conséquences pour l'employeur si la rupture n'a pas été correctement établie.
En tout temps, nous sommes également à vos côtés pour, si vous le souhaitez, développer des formations en législation sociale au sein de votre service du personnel (sur un ou plusieurs sujets en particulier – par ex. les vacances annuelles, la durée du travail, la rupture, les contrats de travail, …), relire des contrats de travail ou y insérer des clauses sur mesure, introduire une prime bénéficiaire pour vos collaborateurs ou encore, pour implémenter le Règlement Général pour la protection des données (RGPD) au sein de votre entreprise.
Pour toute demande en ce sens et l’établissement d’un devis, n’hésitez pas à prendre contact avec nos services.
Mettre fin à un contrat
La fin de contrat est une étape délicate. Nous vous guidons pour respecter strictement la législation :
- Détermination du délai de préavis
- Estimation des indemnités de rupture
- Avis sur les motifs de licenciement
- Calcul des frais éventuels liés à la rupture
- Gestion complète des formalités de clôture et des documents à remettre au salarié
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Votre secrétariat social vous aide, via le service en ligne WIDE de l’ONSS, à envoyer toutes les informations requises concernant votre entreprise. Immédiatement après la procédure d’identification, vous disposerez d’un numéro ONSS et pourrez effectuer votre première déclaration DIMONA.
La Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) est un message électronique par lequel l'employeur communique toute entrée et sortie de service d'un travailleur à l'ONSS. Elle est obligatoire pour tous les employeurs des secteurs public et privé.
Il vous est loisible de procéder aux DIMONA de votre personnel directement sur le site de l’ONSS ou d’y procéder via nos e-services.
L’employeur et le travailleur optent traditionnellement pour un contrat de travail qui se rapproche le plus de leurs besoins respectifs, en fonction des principales variables d’ajustement suivantes :
- le statut du travailleur (ouvrier, employé, représentant de commerce, travailleur domestique, étudiant, travailleur à domicile,…)
- le temps de travail hebdomadaire (travail à temps plein ou à temps partiel)
- la durée du contrat (contrat à durée indéterminée ou contrat à durée déterminée).
Vous trouverez en tout temps des modèles de type de contrats de travail via nos e-services, les autres étant disponibles, via votre gestionnaire de dossier qui se tient en tout temps à votre disposition pour vous conseiller quant à la meilleure formule contractuelle possible.
Dès l’embauche du premier travailleur salarié, l’employeur est tenu d’établir un règlement de travail.
Ce document pratique détaille en toute transparence les droits et obligations des parties et les règles de fonctionnement de l’entreprise au sens large du terme (ex. durée du travail, flexibilité, règles relatives aux absences et à la prise de congés, code de conduite, règles d’hygiène, de santé et de sécurité sur le lieu de travail, politique en matière d’utilisation de l’e-mail et de l’internet, mesures préventives en matière de risques psychosociaux sur le lieu de travail, règles de conduite et mesures disciplinaires, etc …).
Grâce aux conseils sur mesure de votre gestionnaire de dossier, l’élaboration conforme et correcte de votre règlement de travail ne sera plus pour vous qu’un jeu d’enfant.
La procédure d’établissement du règlement de travail est relativement contraignante (affichage du projet de règlement de travail pendant 15 jours, cahier d’observations, communication du SPF Emploi, etc..) et diffère selon que l’entreprise dispose on non d’un conseil d’entreprise (CE). La procédure doit également être suivie à la lettre pour la toute grande partie des adaptations futures, lorsque vous actualiserez régulièrement son contenu par la suite, en fonction notamment des nouveautés législatives. Vous serez tenus informés en temps voulu des étapes de cette procédure.
Vous trouverez le détail de l’ensemble des possibilités de mise en chômage temporaire sur le site de l’Office National de l’Emploi
Le régime de travail hebdomadaire (stable/flexible) de même que l’horaire du travailleur à temps partiel devront être mûrement réfléchis.
Exemples : horaire fixe de 15 heures par semaine, régime de travail hebdomadaire de 19 heures par semaine à respecter en moyenne sur une période de référence de 3 mois. Dans ce deuxième cas, un cadre général relatif aux travailleurs à temps partiel variable devra avoir été intégré au règlement de travail.
Pour les travailleurs à temps partiel, les règles du tiers-temps hebdomadaire (par rapport à un temps plein) et du bloc de prestation d’au moins 3 heures devront, sauf exceptions, être respectées.
Attention aux mesures de publicité du travail à temps partiel à savoir : garder une copie ou un extrait du contrat à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté, avis à envoyer, en règle générale, au moins 7 jours ouvrables à l’avance pour les travailleurs à temps partiel variables, registre de dérogations. Le fait de ne pas pouvoir produire ces éléments lors d’un contrôle éventuel de l’inspection sociale, peut donner lieu à des sanctions administratives et/ou pénales ainsi qu’à une présomption réfragable de travail à temps plein.
Le droit aux vacances annuelles (pécules simple et double) au cours d’une année déterminée (ex. 2025) est, en règle générale, déterminé sur la base des prestations de travail et/ou assimilées de l’année qui précède (ex. 2024).
Si le travailleur ne dispose pas d’un droit complet à des vacances annuelles, il pourra le cas échant opter, s’il remplit les conditions, pour le régime des vacances-jeunes ou des vacances seniors. Ces deux systèmes alternatifs sont financés, de façon plafonnée, par l’Office National de l’Emploi (ONEm).
Une autre possibilité réside dans le système des vacances dites « supplémentaires » (ou « européennes). Ce système présente la particularité de prévoir, in fine, le financement de cette mesure par le travailleur lui-même, via une réduction de son double pécule de vacances de l’année suivante.
En tout temps, il existe aussi la possibilité pour les parties au contrat de travail de prévoir, de commun accord, des jours de congé sans solde même si la prise de ceux-ci ne sont potentiellement pas sans conséquence en matière de droit à une prime de fin d’année et de droit complet aux jours de vacances annuelles lors de l’année calendrier suivante.