Si un travailleur utilise son propre véhicule (voiture, motocyclette ou cyclomoteur) pour effectuer des déplacements professionnels, l’employeur doit en principe en rembourser le coût. L’ONSS et le fisc acceptent l’octroi d’une indemnité kilométrique forfaitaire exonérée de cotisations ONSS et de précompte professionnel, au titre de frais propres à l’employeur, mais cette indemnité est plafonnée.
Le fisc n’accepte par ailleurs une indemnité kilométrique forfaitaire que si les déplacements de service ne dépassent pas 24 000 kilomètres par an, cette limite étant certes sujette à débat.
Quoi qu’il en soit, afin de permettre une réaction plus rapide aux fluctuations des prix des carburants, le montant de l'indemnité kilométrique est depuis octobre 2022 réévalué quatre fois par an, sur la base d’un mécanisme d’indexation en deux parties.
Concrètement, la première partie représentant 80 % du montant de l’indemnité kilométrique précédente, est multipliée par une fraction dont le dénominateur est la moyenne des indices santé lissés des deux premiers mois des deux trimestres précédents et le numérateur la moyenne des indices santé lissés des deux premiers mois du trimestre précédent.
La deuxième partie représentant 20 % de l’indemnité kilométrique précédente, est quant à elle, multipliée par une fraction dont le dénominateur est la somme des prix officiels mensuels moyens pour l’essence 95 RON E10 et le diesel B7 des deux premiers mois des deux trimestres précédents et le numérateur la somme des prix officiels mensuels moyens pour l’essence 95 RON E10 et le diesel B7 des deux premiers mois du trimestre précédent.
Le nouveau montant maximum à respecter pour la période allant du 1er juillet 2025 au 30 septembre 2025 s’élève à 0,4309 EUR/km (0,34709 EUR + 0,08381 EUR), en raison de l’application du mécanisme d’indexation. Pour rappel, le montant maximal de l’indemnité s’élevait à 0,4320 EUR/km pour la période allant du 1er avril 2025 au 30 juin 2025.
Précisons que certains secteurs d’activité ou certains employeurs (via règlement de travail ou usage de l’entreprise) se sont engagés à accorder un montant maximum, le cas échéant celui dont les modalités d’indexation sont réglementées par l’arrêté royal du 18 janvier 1965 (adaptation une fois par an seulement : 0,4451 EUR pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 – montant à confirmer).
L’Administration fiscale précise que tant l'indemnité kilométrique forfaitaire qui est fixée pour un trimestre que l'indemnité kilométrique forfaitaire qui est fixée pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus sont à considérer comme une « norme sérieuse ».
Les employeurs qui optent pour l'application du système forfaitaire sur une base annuelle doivent cependant s'y tenir pour l'entièreté de la période allant jusqu’au 30 juin 2026 inclus. Ils ne peuvent pas basculer vers le système forfaitaire trimestriel au cours cette période. Un éventuel basculement vers le système forfaitaire sur une base trimestrielle peut avoir lieu au plus tôt à partir du 1er juillet 2026.
Le fisc n’accepte par ailleurs une indemnité kilométrique forfaitaire que si les déplacements de service ne dépassent pas 24 000 kilomètres par an, cette limite étant certes sujette à débat.
Quoi qu’il en soit, afin de permettre une réaction plus rapide aux fluctuations des prix des carburants, le montant de l'indemnité kilométrique est depuis octobre 2022 réévalué quatre fois par an, sur la base d’un mécanisme d’indexation en deux parties.
Concrètement, la première partie représentant 80 % du montant de l’indemnité kilométrique précédente, est multipliée par une fraction dont le dénominateur est la moyenne des indices santé lissés des deux premiers mois des deux trimestres précédents et le numérateur la moyenne des indices santé lissés des deux premiers mois du trimestre précédent.
La deuxième partie représentant 20 % de l’indemnité kilométrique précédente, est quant à elle, multipliée par une fraction dont le dénominateur est la somme des prix officiels mensuels moyens pour l’essence 95 RON E10 et le diesel B7 des deux premiers mois des deux trimestres précédents et le numérateur la somme des prix officiels mensuels moyens pour l’essence 95 RON E10 et le diesel B7 des deux premiers mois du trimestre précédent.
Le nouveau montant maximum à respecter pour la période allant du 1er juillet 2025 au 30 septembre 2025 s’élève à 0,4309 EUR/km (0,34709 EUR + 0,08381 EUR), en raison de l’application du mécanisme d’indexation. Pour rappel, le montant maximal de l’indemnité s’élevait à 0,4320 EUR/km pour la période allant du 1er avril 2025 au 30 juin 2025.
Précisons que certains secteurs d’activité ou certains employeurs (via règlement de travail ou usage de l’entreprise) se sont engagés à accorder un montant maximum, le cas échéant celui dont les modalités d’indexation sont réglementées par l’arrêté royal du 18 janvier 1965 (adaptation une fois par an seulement : 0,4451 EUR pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 – montant à confirmer).
L’Administration fiscale précise que tant l'indemnité kilométrique forfaitaire qui est fixée pour un trimestre que l'indemnité kilométrique forfaitaire qui est fixée pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus sont à considérer comme une « norme sérieuse ».
Les employeurs qui optent pour l'application du système forfaitaire sur une base annuelle doivent cependant s'y tenir pour l'entièreté de la période allant jusqu’au 30 juin 2026 inclus. Ils ne peuvent pas basculer vers le système forfaitaire trimestriel au cours cette période. Un éventuel basculement vers le système forfaitaire sur une base trimestrielle peut avoir lieu au plus tôt à partir du 1er juillet 2026.
N’hésitez pas à prendre contact avec nos collaborateurs.
Cordialement,
L'équipe du SST Secrétariat Social
Sources :
Circulaire n°753 relative à l’adaptation du montant de l’indemnité kilométrique – Période du 1er juillet 2025 au 30 septembre 2025 (M.B. du 6 juin 2025, p. 52408)
Circulaire 2023/C/78 sur l’indemnité kilométrique pour les déplacements de service
Arrêté royal du 10 novembre 2022 modifiant l’arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale (M.B. 16.11.2022, p. 82388)